DISCLAIMER: Dit is een conceptversie. Laat deze voorwaarden altijd controleren door een jurist om zeker te weten dat ze passen bij uw specifieke bedrijfsactiviteiten.

ANNULERINGSVOORWAARDEN VOOR COACHING- EN THERAPIEDIENSTEN VAN [BEDRIJFSNAAM]

Gevestigd te [VESTIGINGSPLAATS], ingeschreven bij de KvK onder nummer [KVK-NUMMER].
Versie datum: [DATUM]

ARTIKEL 1. DEFINITIES
1.1. Opdrachtnemer: [BEDRIJFSNAAM], praktijkhouder/ondernemer die coaching-, therapie- en/of trainingsdiensten aanbiedt.
1.2. Cliënt: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een afspraak, sessie, traject, groepsles, workshop, training of andere dienst afneemt van [BEDRIJFSNAAM].
1.3. Consument: een Cliënt die handelt voor doeleinden buiten zijn/haar bedrijfs- of beroepsactiviteit.
1.4. Overeenkomst: iedere afspraak of overeenkomst tussen [BEDRIJFSNAAM] en de Cliënt met betrekking tot dienstverlening.
1.5. Diensten: alle door [BEDRIJFSNAAM] aangeboden diensten, waaronder mede begrepen:
– losse sessies (intake, consult, coachsessie, therapiesessie),
– trajecten (meerdere sessies),
– groepslessen, groepssessies, workshops, trainingen, cursussen,
– online begeleiding en/of digitale onderdelen,
– overige aanverwante diensten.
1.6. Annulering: het afzeggen, verplaatsen, voortijdig beëindigen of intrekken van een afspraak, reservering of overeenkomst door de Cliënt.
1.7. No-show: het niet verschijnen op een afspraak of deelname zonder tijdige annulering.
1.8. Schriftelijk: per e-mail, berichtensysteem of ander communicatiemiddel waarmee de inhoud reproduceerbaar kan worden vastgelegd.

ARTIKEL 2. TOEPASSELIJKHEID
2.1. Deze annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle afspraken, reserveringen, offertes en overeenkomsten tussen [BEDRIJFSNAAM] en de Cliënt.
2.2. Deze annuleringsvoorwaarden gelden in aanvulling op de algemene voorwaarden van [BEDRIJFSNAAM]. Bij strijdigheid prevaleert de overeenkomst/offerte, daarna de algemene voorwaarden, tenzij schriftelijk anders is bepaald.
2.3. Afwijkingen van deze annuleringsvoorwaarden zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.

ARTIKEL 3. TOTSTANDKOMING EN RESERVERING
3.1. Een afspraak of overeenkomst komt tot stand zodra de Cliënt mondeling, schriftelijk of digitaal akkoord geeft op een aanbod, sessie, traject of inschrijving.
3.2. [BEDRIJFSNAAM] mag een plek in de agenda, in een traject of in een groep reserveren op naam van de Cliënt en daarvoor capaciteit vrijhouden.
3.3. Indien een aanbetaling of volledige vooruitbetaling is afgesproken, is de reservering pas definitief na ontvangst van betaling, tenzij [BEDRIJFSNAAM] schriftelijk anders bevestigt.

ARTIKEL 4. ANNULERING EN VERPLAATSING VAN LOSSE SESSIES (INDIVIDUEEL)
4.1. Annulering of verplaatsing van een losse sessie dient schriftelijk te gebeuren.
4.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gelden voor losse sessies de volgende regels:
a. annulering/verplaatsing meer dan [48 uur] vóór aanvang: kosteloos;
b. annulering/verplaatsing binnen [48 uur] maar vóór [24 uur] vóór aanvang: [50%] van het sessietarief verschuldigd;
c. annulering/verplaatsing binnen [24 uur] vóór aanvang: [100%] van het sessietarief verschuldigd;
d. no-show: [100%] van het sessietarief verschuldigd.
4.3. Indien de Cliënt te laat verschijnt, eindigt de sessie op het oorspronkelijk geplande tijdstip, tenzij [BEDRIJFSNAAM] anders beslist. Het volledige sessietarief blijft verschuldigd.
4.4. Indien de sessie door toedoen van de Cliënt niet (volledig) kan doorgaan (bijvoorbeeld door technische problemen aan de zijde van de Cliënt bij online sessies), geldt dit in beginsel als een te late annulering, tenzij [BEDRIJFSNAAM] redelijkerwijs anders beslist.
4.5. [BEDRIJFSNAAM] kan in geval van aantoonbare overmacht aan de zijde van de Cliënt (bijvoorbeeld acute medische noodsituatie of calamiteit) naar redelijkheid afwijken van bovenstaande regeling, zonder daartoe verplicht te zijn.

ARTIKEL 5. ANNULERING EN TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN TRAJECTEN (MEERDERE SESSIES)
5.1. Een traject bestaat uit een vooraf overeengekomen aantal sessies en/of begeleidingsonderdelen, zoals vermeld in de offerte, overeenkomst of bevestiging.
5.2. Bij annulering vóór de start van het traject geldt, tenzij anders overeengekomen:
a. annulering binnen [14 dagen] na boeking én vóór start: conform wettelijke regels voor zover van toepassing (zie artikel 8);
b. annulering ná deze termijn of indien artikel 8 niet van toepassing is: een redelijke annuleringsvergoeding, waaronder administratie-, intake- en reserveringskosten, met een minimum van [X%] van de trajectprijs.
5.3. Indien het traject al is gestart en de Cliënt het traject tussentijds beëindigt, is de Cliënt in ieder geval verschuldigd:
a. de waarde van reeds geleverde sessies en werkzaamheden (op basis van trajectprijs pro rato en/of gebruikelijk sessietarief),
b. reeds gemaakte kosten (zoals zaalhuur, materialen, licenties, ingeschakelde derden),
c. een redelijke vergoeding voor gereserveerde capaciteit en voorbereiding, voor zover dit vooraf is overeengekomen en wettelijk toegestaan.
5.4. Reeds ingeplande sessies binnen een traject vallen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, onder de annuleringsregels voor losse sessies uit artikel 4.
5.5. Trajecten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij [BEDRIJFSNAAM] schriftelijk toestemming geeft.
5.6. Indien een traject een geldigheidsduur heeft (bijvoorbeeld [3 maanden / 6 maanden / 12 maanden]), vervallen niet-gebruikte sessies na afloop van deze termijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of tenzij dwingend recht zich daartegen verzet.
5.7. Pauzering van een traject is alleen mogelijk na schriftelijk akkoord van [BEDRIJFSNAAM]. [BEDRIJFSNAAM] kan voorwaarden verbinden aan pauzering, zoals een maximale pauzeduur of een hervattingsdatum.

ARTIKEL 6. GROEPSLESSEN, GROEPSTRAJECTEN, WORKSHOPS EN TRAININGEN
6.1. Voor groepslessen, groepssessies, workshops, trainingen, cursussen en vergelijkbare groepsactiviteiten geldt dat [BEDRIJFSNAAM] capaciteit reserveert en plaatsen beperkt beschikbaar kunnen zijn.
6.2. Annulering door de Cliënt dient schriftelijk te gebeuren. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt de volgende annuleringsstaffel:
a. annulering meer dan [14 dagen] vóór aanvang: kosteloos of [X%] administratiekosten;
b. annulering binnen [14 dagen] maar vóór [7 dagen] vóór aanvang: [50%] van deelnamekosten verschuldigd;
c. annulering binnen [7 dagen] vóór aanvang: [100%] van deelnamekosten verschuldigd;
d. no-show of voortijdig verlaten zonder geldige reden: [100%] van deelnamekosten verschuldigd.
6.3. Indien het groepsaanbod uit meerdere bijeenkomsten bestaat, en de Cliënt tussentijds stopt, bestaat in beginsel geen recht op restitutie van niet-gevolgde bijeenkomsten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of wettelijk vereist.
6.4. [BEDRIJFSNAAM] kan toestaan dat een deelnemer zich laat vervangen door een andere persoon, mits:
a. dit vooraf schriftelijk wordt gemeld, en
b. de vervangende deelnemer voldoet aan eventuele deelnamevoorwaarden.
6.5. [BEDRIJFSNAAM] behoudt zich het recht voor een groepsactiviteit te verplaatsen of annuleren bij onvoldoende deelnemers, ziekte, overmacht of andere redelijke omstandigheden. In dat geval biedt [BEDRIJFSNAAM] naar keuze:
a. een nieuwe datum,
b. een tegoed, of
c. restitutie van het reeds betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde deel.

ARTIKEL 7. ONLINE DIENSTEN, DIGITALE MATERIALEN EN HYBRIDE TRAJECTEN
7.1. Indien een traject of programma (mede) bestaat uit online sessies, digitale werkboeken, video’s, audio’s, communitytoegang of andere digitale inhoud, dan kunnen daarop aanvullende voorwaarden van toepassing zijn.
7.2. Voor zover wettelijk toegestaan kan [BEDRIJFSNAAM] bepalen dat toegang tot digitale inhoud persoonlijk en niet-overdraagbaar is.
7.3. Indien digitale inhoud direct beschikbaar wordt gesteld of een online traject direct start, kan dit gevolgen hebben voor het herroepingsrecht van consumenten (zie artikel 8), mits [BEDRIJFSNAAM] de wettelijk vereiste informatie en toestemmingen correct heeft verkregen.
7.4. Bij tussentijdse beëindiging door de Cliënt blijft de vergoeding voor reeds verleende toegang en reeds geleverde onderdelen verschuldigd, voor zover wettelijk toegestaan.

ARTIKEL 8. CONSUMENTENRECHT: HERROEPINGSRECHT BIJ OVEREENKOMST OP AFSTAND (INDIEN VAN TOEPASSING)
8.1. Dit artikel geldt uitsluitend voor de Consument en uitsluitend voor overeenkomsten op afstand (bijvoorbeeld online of telefonisch gesloten), voor zover de wet een herroepingsrecht toekent.
8.2. Indien het herroepingsrecht van toepassing is, kan de Consument de overeenkomst binnen de wettelijke bedenktijd herroepen zonder opgave van redenen.
8.3. Indien de Consument uitdrukkelijk verzoekt dat [BEDRIJFSNAAM] tijdens de bedenktijd al begint met de uitvoering van de dienst (bijvoorbeeld een intake, sessie of start van begeleiding), dan kan bij herroeping een evenredige vergoeding verschuldigd zijn voor het reeds uitgevoerde deel, voor zover wettelijk toegestaan.
8.4. Indien de dienst volledig is uitgevoerd binnen de bedenktijd op uitdrukkelijk verzoek van de Consument en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kan het herroepingsrecht vervallen, voor zover wettelijk toegestaan.
8.5. Of en in hoeverre voor een specifieke dienst (zoals bepaalde zorg- of therapiediensten, maatwerkbegeleiding, of datumgebonden activiteiten) een uitzondering op het herroepingsrecht geldt, hangt af van de precieze aard van de dienst en de toepasselijke wetgeving. [BEDRIJFSNAAM] informeert de Cliënt hierover vooraf voor zover wettelijk vereist.
8.6. Voor zakelijke cliënten (B2B) geldt geen wettelijk herroepingsrecht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

ARTIKEL 9. ANNULERING DOOR [BEDRIJFSNAAM]
9.1. [BEDRIJFSNAAM] mag een afspraak, sessie, groepsles of trajectonderdeel verplaatsen of annuleren in geval van ziekte, overmacht, calamiteiten, technische storingen, onveilige situaties of andere omstandigheden die uitvoering redelijkerwijs verhinderen.
9.2. [BEDRIJFSNAAM] zal de Cliënt hierover zo spoedig mogelijk informeren en, indien mogelijk, een alternatief aanbieden.
9.3. Indien [BEDRIJFSNAAM] een individuele sessie annuleert, heeft de Cliënt recht op verplaatsing of restitutie van het betaalde bedrag voor die sessie.
9.4. Indien [BEDRIJFSNAAM] een groepsactiviteit of trajectonderdeel annuleert, heeft de Cliënt recht op een redelijke vervangende oplossing of restitutie van het betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde deel.
9.5. [BEDRIJFSNAAM] is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade wegens verplaatsing of annulering, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

ARTIKEL 10. BETALING, FACTURATIE EN RESTITUTIE BIJ ANNULERING
10.1. [BEDRIJFSNAAM] is gerechtigd na annulering een eindafrekening op te maken op basis van:
a. reeds verrichte sessies en werkzaamheden,
b. gemaakte kosten,
c. eventueel overeengekomen annuleringsvergoeding,
d. reeds betaalde bedragen en/of aanbetalingen.
10.2. Reeds betaalde bedragen worden verrekend met de eindafrekening.
10.3. Restitutie vindt uitsluitend plaats voor zover sprake is van een aantoonbaar restitueerbaar saldo, rekening houdend met deze annuleringsvoorwaarden en dwingend recht.
10.4. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geschiedt restitutie binnen [14 / 30] dagen na vaststelling van de eindafrekening.
10.5. Indien de Cliënt nog een openstaand bedrag verschuldigd is na annulering, geldt de in de algemene voorwaarden opgenomen betalingstermijn en regeling inzake rente en incassokosten.

ARTIKEL 11. OVERMACHT EN CALAMITEITEN
11.1. Onder overmacht aan de zijde van [BEDRIJFSNAAM] wordt onder meer verstaan: ziekte, ongeval, familieomstandigheden, pandemie/epidemie, overheidsmaatregelen, stroom- of internetstoringen, cyberincidenten, uitval van locatie of onvoorziene omstandigheden buiten redelijke invloedssfeer.
11.2. In geval van overmacht kan [BEDRIJFSNAAM] de uitvoering opschorten, verplaatsen of (gedeeltelijk) annuleren zonder schadeplichtigheid, met inachtneming van redelijkheid en billijkheid en dwingend recht.
11.3. Indien een sessie of groepsactiviteit door overmacht aan de zijde van de Cliënt niet kan plaatsvinden, gelden de gewone annuleringsregels, tenzij [BEDRIJFSNAAM] uit coulance anders beslist.

ARTIKEL 12. BEWIJS EN COMMUNICATIE
12.1. De administratie van [BEDRIJFSNAAM], waaronder agenda-registraties, e-mails, berichten, facturen en betaalgegevens, strekt tot bewijs van gemaakte afspraken, annuleringsmomenten en verschuldigde bedragen, behoudens tegenbewijs.
12.2. Elektronische communicatie wordt aangemerkt als schriftelijk bewijs.

ARTIKEL 13. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
13.1. Op deze annuleringsvoorwaarden en alle daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2. Partijen zullen eerst trachten een geschil in onderling overleg op te lossen.
13.3. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar [BEDRIJFSNAAM] is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

CONTACTGEGEVENS
Voor annuleringen, verplaatsingen of vragen over deze annuleringsvoorwaarden:
[BEDRIJFSNAAM]
[CONTACTPERSOON]
[EMAILADRES]
[TELEFOONNUMMER]
[WEBSITE]
[PRAKTIJKADRES / VESTIGINGSPLAATS]